Mappenstructuur voor SharePoint

Dezelfde mappen voor elk gebouw, ingedeeld zoals het gebouwdossier, met een script dat ze in SharePoint aanmaakt.

Documenten in uw eigen omgeving

Wat het is

Excel-bestand (.xlsx) In ontwikkeling

Een vaste indeling voor de stukken van uw gemeente: bestuur en governance, financiën, contracten en partijen, en per gebouw dezelfde tien mappen in de volgorde van het gebouwdossier, van gebouw en status tot foto's en extern gedeeld. Het werkboek zegt per map wat erin hoort en waar het in het platform bij hoort. Een PowerShell-script maakt de mappen in één keer aan in uw SharePoint-site, voor elk gebouw dat u opgeeft.

Voor wie

Voor de secretaris of beheerder die de omgeving inricht, en voor iedereen die daarna een stuk zoekt of opbergt, met of zonder het platform.

Wat u ermee kunt

  • Een stuk in SharePoint op dezelfde plek vinden als in het platform.
  • Een nieuw gebouw toevoegen met precies dezelfde mappen als de andere.
  • De verspreide stukken uit mailboxen en losse mappen een vaste plek geven.

Download het voorbeeldbestand.

Het script dat de mappen aanmaakt (PowerShell).

Hoe het werkt

  1. Downloaden

    U opent het werkboek; het script downloadt u op deze pagina.

  2. Aanmaken

    Het script maakt de mappen aan, of u doet het met de hand volgens het werkboek.

  3. Vullen

    Bestaande stukken gaan naar de map waar ze horen, met de vaste naamgeving.

Wat u nodig hebt

  • Een SharePoint-site of OneDrive van de gemeente.
  • Voor het script: PowerShell met de module PnP.PowerShell, of iemand die dat voor u doet.

Aan de slag

Downloaden

Nog in ontwikkeling: het werkt al met voorbeeldgegevens, nog niet met die van uw kerk.

In het abonnement

Zit in elk abonnement. Bekijk de abonnementen

Verwante producten

  • Excel

    Afspraken over documentbeheer

    Wie eigenaar is van welke map, wie erbij mag, hoe u deelt en wanneer iemand nagaat of het nog klopt.

    In ontwikkeling
  • Excel

    Bewaartermijnen

    Per map hoe lang u de stukken over een kerkgebouw bewaart, en welke voor altijd.

    In ontwikkeling
  • Platform

    Koppeling met SharePoint en OneDrive

    Uw stukken blijven in uw eigen bibliotheek staan en verschijnen in het platform waar ze bij horen.

    In ontwikkeling

Hoe ver dit product is

Elk product wordt af langs dezelfde vijf stappen. Pas bij stap d, werkend met uw eigen gegevens, heet het Beschikbaar.

  1. Productkaart (gereed)

    Het product staat op de modulepagina.

  2. Productpagina (gereed)

    Uitleg volgens de vaste opbouw.

  3. Werkend in de demo (gereed)

    Met verzonnen gegevens, of een downloadbaar voorbeeldbestand.

  4. Werkend achter de inlog (nog niet)

    Met echte gegevens, in de werkruimte van de juiste rol.

  5. Kennisartikel en test (nog niet)

    Uitleg voor de gebruiker, en een test die de rekenregels bewaakt.