Afspraken over documentbeheer

Wie eigenaar is van welke map, wie erbij mag, hoe u deelt en wanneer iemand nagaat of het nog klopt.

Documenten in uw eigen omgeving

Wat het is

Excel-bestand (.xlsx) In ontwikkeling

De governance bij de mappenstructuur. Elke map heeft een eigenaar in het college. De rollen van het platform, beheerder, bestuurslid en lezer, horen bij de drie groepen van een SharePoint-site; adviseurs en aannemers krijgen geen toegang tot de bibliotheek maar werken in het platform, of krijgen één map gedeeld met een einddatum. Daarbij afspraken over naamgeving, versies, persoonsgegevens en archiveren, en een jaarlijkse controle om af te vinken.

Voor wie

Voor het college dat wil vastleggen hoe het met zijn stukken omgaat, en voor de secretaris die de rechten beheert.

Wat u ermee kunt

  • Vastleggen wie waarvoor verantwoordelijk is, als besluit van het college.
  • Bij een bestuurswisseling rechten en eigenaarschap in één keer overdragen.
  • Voorkomen dat stukken via losse links bij oud-bestuursleden of aannemers blijven.
  • Laten zien hoe u met persoonsgegevens omgaat, als iemand ernaar vraagt.

Download het voorbeeldbestand.

Hoe het werkt

  1. Vaststellen

    Het college neemt de afspraken over of past ze aan, en stelt ze vast.

  2. Inrichten

    De beheerder zet de groepen en de mappen voor alleen leden goed.

  3. Controleren

    Eens per jaar en bij elke wisseling loopt u de controlelijst af.

Wat u nodig hebt

  • Een mappenstructuur, of de bereidheid om er een in te voeren.
  • Een secretaris en een vervanger die de rechten willen beheren.

Aan de slag

Downloaden

Nog in ontwikkeling: het werkt al met voorbeeldgegevens, nog niet met die van uw kerk.

In het abonnement

Zit in elk abonnement. Bekijk de abonnementen

Verwante producten

  • Excel

    Mappenstructuur voor SharePoint

    Dezelfde mappen voor elk gebouw, ingedeeld zoals het gebouwdossier, met een script dat ze in SharePoint aanmaakt.

    In ontwikkeling
  • Excel

    Bewaartermijnen

    Per map hoe lang u de stukken over een kerkgebouw bewaart, en welke voor altijd.

    In ontwikkeling
  • Dienst

    Inrichting Microsoft 365

    Wij richten uw omgeving in en houden haar op orde.

    In ontwikkeling

Hoe ver dit product is

Elk product wordt af langs dezelfde vijf stappen. Pas bij stap d, werkend met uw eigen gegevens, heet het Beschikbaar.

  1. Productkaart (gereed)

    Het product staat op de modulepagina.

  2. Productpagina (gereed)

    Uitleg volgens de vaste opbouw.

  3. Werkend in de demo (gereed)

    Met verzonnen gegevens, of een downloadbaar voorbeeldbestand.

  4. Werkend achter de inlog (nog niet)

    Met echte gegevens, in de werkruimte van de juiste rol.

  5. Kennisartikel en test (nog niet)

    Uitleg voor de gebruiker, en een test die de rekenregels bewaakt.