De jaarkalender van de kerkrentmeester
Dezelfde data, elk jaar opnieuw. Ze staan alleen nergens bij elkaar.
Waarom een kalender helpt
Het werk van een college van kerkrentmeesters heeft een vast ritme. Een deel komt van buiten: een venster om subsidie aan te vragen, een datum waarop de jaarrekening binnen moet zijn. Een ander deel komt uit het gebouw zelf: een keuring, een verzekering, het onderhoudsseizoen.
Die twee stromen zitten zelden in dezelfde agenda. Daardoor wordt niet gemist wat moeilijk is, maar wat onzichtbaar is.
Het jaar in elf momenten
-
Januari
Kerkbalans
De actie waarmee het jaar begint. Wat er binnenkomt bepaalt mede wat er dit jaar aan de gebouwen kan gebeuren.
-
1 februari – 31 maart
Subsidie aanvragen voor instandhouding
Is uw kerk een rijksmonument, dan kunt u in dit venster subsidie aanvragen voor het onderhoud van de komende zes jaar. Buiten deze twee maanden kan het niet.
-
Voorjaar
Winterschade nalopen
Goten, voegwerk, dakpannen en lood na de winter langs. Wat u nu ziet, is goedkoper dan wat u in het najaar ontdekt.
-
Vóór 1 mei
Ontwerpjaarrekening naar de kerkenraad
In een protestantse gemeente legt het college van kerkrentmeesters de ontwerpjaarrekening vóór 1 mei aan de kerkenraad voor. Daarna volgen nog de controle, de inzage voor de gemeente en de vaststelling.
-
Vóór 15 juni
Jaarrekening indienen
De kerkenraad stuurt de vastgestelde jaarrekening naar het college voor beheerszaken. Daarin staat ook wat er aan de gebouwen is uitgegeven.
-
Vóór 1 juli
Jaarcijfers online zetten
Als algemeen nut beogende instelling publiceert u uw cijfers op de website. Daarin is zichtbaar welk deel naar de gebouwen ging.
-
Zomer
Het onderhoudsseizoen
Schilderwerk, voegwerk en dakwerk gebeuren als het droog is. Wat u in het voorjaar niet hebt uitgezet, schuift een jaar op.
-
Najaar
Begroting opstellen en winterklaar maken
De cijfers voor volgend jaar worden gemaakt, en tegelijk gaat het gebouw de winter in: verwarming, goten, blusmiddelen.
-
Vóór 1 november
Ontwerpbegroting naar de kerkenraad
In een protestantse gemeente dient het college van kerkrentmeesters de ontwerpbegroting vóór 1 november bij de kerkenraad in, met het collecterooster. De kerkenraad heeft de weken daarna nodig voor inzage en vaststelling.
-
Vóór 15 december
Begroting indienen
De kerkenraad stuurt de begroting voor het komende jaar naar het college voor beheerszaken. Wat er niet in staat, kunt u volgend jaar niet uitgeven.
-
Doorlopend
Teruggaaf energiebelasting aanvragen
Kerkgebouwen krijgen de helft van de betaalde energiebelasting terug. U vraagt het aan binnen dertien weken na afloop van de verbruiksperiode op de eindafrekening.
Het venster in februari is het strengst
Is uw kerk een rijksmonument, dan kunt u tussen 1 februari en 31 maart subsidie aanvragen voor het onderhoud van de komende zes jaar (de SIM). Buiten die twee maanden kan het niet, en er is geen coulance.
Het lastige is dat de aanvraag niet in februari begint. U heeft een onderbouwd onderhoudsplan nodig, met bedragen die ergens op rusten. Dat verzamelt u niet in zes weken.
Reken daarom terug: begin in november met offertes opvragen en het plan bijwerken. Dan is februari een kwestie van indienen.
Eerst het college, dan de kerkenraad
- Vóór 1 mei — het college van kerkrentmeesters legt de ontwerpjaarrekening aan de kerkenraad voor.
- Vóór 15 juni — de kerkenraad stuurt de jaarrekening naar het college voor beheerszaken. Daarin staat ook wat er aan de gebouwen is uitgegeven.
- Vóór 1 november — het college dient de ontwerpbegroting bij de kerkenraad in.
- Vóór 15 december — de kerkenraad stuurt de begroting naar het college voor beheerszaken. Onderhoud dat er niet in staat, kunt u volgend jaar niet uitgeven.
Zo staat het voor een protestantse gemeente in de kerkorde (ordinantie 11). De data in juni en december zijn die van de kerkenraad. Wie als college daarop plant, is zes weken te laat.
Wat u zelf aan de kalender toevoegt
Naast deze landelijke data heeft elk gebouw eigen momenten. Denk aan de verzekering die op een vaste datum vervalt, de jaarlijkse keuring van de blusmiddelen, en de inspectie waar uw onderhoudsplan op rust.
Zet ze in dezelfde kalender. Eén overzicht werkt; vier lijstjes werken niet.
November: kaarsen en advent
Zijn de blusmiddelen gekeurd?
In november gaan de kaarsen aan en loopt de kerk voller dan de rest van het jaar. Het is ook de maand waarin niemand meer aan de keuring denkt, omdat die in oktober had moeten gebeuren.
Wilt u deze kalender voor uw eigen gebouw zien?
In de demo-omgeving staat hij ingevuld, met de eigen data van een gemeente erbij.