SharePoint koppelen aan uw dossier

Wat de koppeling doet

onskerkgebouw.nl leest in één SharePoint-site die u aanwijst. Per document ziet het dossier de naam, de map, de link en de datum van wijzigen. De inhoud wordt niet gekopieerd; wie een document opent, logt in bij Microsoft met de eigen rechten.

Staat er een inspectierapport of taxatie bij een gebouw, dan stelt de koppeling de datum voor. De beheerder neemt hem over of wijst hem af. Pas na overnemen staat de datum in het dossier, met de bron en wie hem overnam.

De koppeling staat op naam van de kerk, niet van een persoon, en werkt door als iemand vertrekt. onskerkgebouw.nl bewaart geen wachtwoorden of toegangscodes van uw kerk, en schrijft niets in SharePoint.

Wat u nodig heeft

Een beheerder van de kerk in onskerkgebouw.nl. Alleen de beheerder koppelt, neemt voorstellen over en stopt de koppeling.
Het adres van de site, zoals in de adresbalk: https://uwkerk.sharepoint.com/sites/Gebouwen.
De Map-id (tenant) van uw Microsoft 365-omgeving. Uw IT-beheerder vindt hem in Microsoft Entra, op de overzichtspagina.
Een IT-beheerder voor tien minuten werk. Bent u dat zelf, dan doet u stap 2 ook zelf.

Zet in de site per gebouw een map met precies de naam van het gebouw in onskerkgebouw.nl. Alleen dan kan een datum bij het juiste gebouw worden voorgesteld. Het tabblad Mappen in het werkblad laat na elk ophalen zien welk gebouw nog geen map heeft en welke mappen uit de standaardmappenstructuur ontbreken.

Stap 1: de beheerder

Open in het dossier Instellingen › Koppelingen.
Vul het adres van de site en de Map-id in.
Open Stap 1: laat uw IT-beheerder toestemming geven en klik op Tekst kopiëren. Stuur die tekst naar uw IT-beheerder; uw gegevens staan er al in.
Is de IT-beheerder klaar, klik dan op Verbinden en daarna op Nu ophalen.

Stap 2: de IT-beheerder

De app heet onskerkgebouw.nl en vraagt alleen de Microsoft Graph-toepassingsmachtiging Sites.Selected: lezen in sites die u er zelf aan toewijst.

Toestemming geven. Open de link uit de tekst van de beheerder, log in als beheerder van uw Microsoft 365-omgeving en klik op Accepteren.
Leesrecht op één site. Met PnP PowerShell: Grant-PnPEntraIDAppSitePermission -AppId 89c57e30-a766-428d-ae78-f1c1dc40f438 -DisplayName "onskerkgebouw.nl" -Permissions Read -Site <adres van de site>. Of in Graph Explorer een POST naar /v1.0/sites/{site-id}/permissions met de rol read voor deze app.
Laat de beheerder weten dat hij kan verbinden.

Daarna

Elke nacht haalt onskerkgebouw.nl de documenten opnieuw op. Lukt dat niet meer, dan krijgen de beheerders één mail.
Stoppen kan in het werkblad. Open voorstellen vervallen; wat is overgenomen, blijft staan met de herkomst.
Toegang intrekken doet de IT-beheerder in Microsoft Entra, onder Bedrijfstoepassingen.

Andere koppelingen

Nu is SharePoint te koppelen. Andere koppelingen bouwen we op aanvraag, op dezelfde manier: alleen lezen wat nodig is, een voorstel in plaats van een wijziging, en de kerk beslist. De beheerder vraagt ze aan in het werkblad Koppelingen.

Boekhouding (bijvoorbeeld Exact Online, Twinfield, Moneybird, AFAS, SnelStart): Onderhouds-, energie- en verzekeringskosten per jaar, als voorstel bij Financiën.
Andere documentopslag (bijvoorbeeld OneDrive, Google Drive, Dropbox): Documenten bij het gebouw, zoals nu met SharePoint.
Lijsten (bijvoorbeeld Excel, Google Sheets, SharePoint-lijsten): Een bestaande inventaris-, sleutel- of contractenlijst inlezen.
Agenda en verhuur (bijvoorbeeld Outlook-agenda, Google Agenda): Het gebruik en de verhuur van zalen en ruimtes.
Ondertekenen (bijvoorbeeld DocuSign, Dropbox Sign): Getekende contracten met de datum van ondertekening, bij Contracten.
Betalen (bijvoorbeeld Mollie, Stripe): Betalingen voor de huur van ruimtes.
Formulieren (bijvoorbeeld Typeform, Tally, Jotform): Meldingen van schade of gebreken door gebruikers van het gebouw.